Whistleblower policy

Rapportering av allvarliga oegentligheter hos Beijer Ref AB (publ) och dess dotterbolag (“Bolaget”).

Introduktion

Bolaget har beslutat att eftersträva högsta möjliga ambitionsnivå avseende öppenhet, ärlighet och ansvarstagande. I konsekvens med detta ställningstagande förväntar vi oss att anställda och andra vi arbetar med som hyser allvarliga farhågor om någon del av Bolagets verksamhet gör sin röst hörd och rapporterar detta.

Anställda är ofta de första att upptäcka misstänka oegentligheter och felaktigt agerande inom en verksamhet. I överensstämmelse med Bolagets Etiska riktlinjer (”Riktlinjerna”), ska anställda rapportera alla misstankar om oegentligheter och felaktigt agerande till sin närmsta överordnade eller chef. Om den anställde känner tvekan inför detta eller är rädd för trakasserier eller andra repressalier, fungerar Whistleblowersystemet som ett alternativ sätt att rapportera.

Syftet med denna Whistleblower policy (“Policyn”) är att erbjuda anställda en alternativ kanal för att rapportera misstankar om oegentligheter och felaktigt agerande utan att riskera efterföljande repressalier, diskriminering eller andra påföljder. Whistleblowersystemet är avsett att användas för allvarliga felaktiga ageranden och som ett komplement till gängse rapportering.

Denna Policy gäller samtliga anställda på Bolaget eller på dess dotterbolag. Policyn innebär också ett ställningstagande från Bolagets sida att det omgående kommer hantera och grundligt utreda inkomna rapporter om felaktigt agerande av Bolaget eller av dess anställda, konsulter, entreprenörer eller leverantörer, samt vidta adekvata åtgärder.

Whistleblowersystemet ger alla anställda en möjlighet att agera ansvarsfullt för att bevara Bolagets rykte och allmänhetens förtroende för Bolagets verksamhet. Syftet med Policyn är att säkerställa att misstankar om oegentligheter och felaktigt agerande behandlas och adresseras på ett korrekt sätt.

Vad är Whistleblowing?

Whistleblowing är ett alternativt sätt att rapportera oegentligheter och felaktigt agerande för att göra Bolagets ledning uppmärksam på misstankar om allvarliga oegentligheter och felaktiga ageranden.

Vad omfattar Policyn?

Policyn omfattar allvarliga oegentligheter som skulle kunna ha en skadlig inverkan på Bolagets affärsverksamhet och som på grund av oegentlighetens karaktär inte kan rapporteras på gängse sätt, såsom:

· olagliga aktiviteter;

· finansiella bedrägerier (till exempel oriktig bokföring, överträdelser av interna kontrollprocedurer, förskingring av tillgångar eller bedrägeri);

· mutor och korruption (till exempel intressekonflikter, mutor, sponsorskap och donationer, gåvor);

· brott mot konkurrensrättslig lagstiftning (till exempel fastställande av priser, utbyte av priskänslig information, samverkan om anbud med konkurrenter);

· allvarliga hot mot miljö, hälsa och säkerhet;

· aktiviteter som på andra sätt än genom lag, fördrag eller överenskommelse är att se som allvarligt olämpligt agerande (till exempel diskriminerande arbetsrutiner, användandet av barnarbetskraft, brott mot mänskliga rättigheter).

Vem är skyddad?

Bolaget kommer tillse att inkomna rapporter och misstankar om oegentligheter blir korrekt och diskret behandlade. Varje anställd som gör ett avslöjande eller yttrar en misstanke under denna Policy kommer att skyddas om den anställde:

· lämnar informationen i god tro;

· tror att den är substantiellt riktig;

· inte agerar illvilligt eller kommer med falska anklagelser; och

· inte eftersträvar personlig eller finansiell vinning.

Bolaget kommer vidta åtgärder för att minimera de eventuella svårigheter som kan uppkomma som ett resultat av att en person har rapporterat misstanke om oegentlighet. Om det krävs att vederbörande vittnar i ett brottmål eller disciplinärende kommer Bolaget se till att denne får juridisk rådgivning angående detta.

Var lämnar man tips?

Den som har ett klagomål eller en farhåga om oegentlighet i Bolagets verksamhet bör i första hand ta kontakt med sin överordnade, chef eller den person som bestämmer över den berörda avdelningen. Beroende på oegentlighetens karaktär och på den person som misstänks för felaktigt agerande, kommer den överordnade eller chefen besluta om frågan skall föras vidare till Bolagets ledning.

I andra hand, och som ett komplement till de vanliga rapporteringskanalerna och procedurerna för hantering av allvarliga felaktiga ageranden, kan du lämna ett klagomål eller tips via e-post till gl.whistleblowing@se.maqs.com eller via vanlig post till: gl.Whistleblowing, MAQS Law Firm, Box 226, S-201 22 Malmö, Sweden.

Hur kommer informationen hanteras?

MAQS Law Firm (”MAQS”) mottar inkomna anmälningar via gl.whistleblowing@se.maqs.com eller via post. MAQS kommer efter mottagandet att avgöra huruvida den inkomna informationen är av sådan karaktär att den bör hanteras i Whistleblowersystemet. Om så är fallet kommer informationen att lämnas över till Bolagets Compliance Management på Bolagets huvudkontor i Malmö, Sverige. För att skydda de individer som är involverade och de som är misstänkta för felaktigt agerande, kommer en inledande utredning utföras i syfte att avgöra om en mer omfattande utredning skall genomföras. Om brådskande åtgärder krävs kan dessa komma att genomföras innan en utredning genomförs.

All hantering och lagring av personlig information kommer att ske hos Bolagets huvudkontor i Malmö, Sverige.

Utredningsprocedurer

Misstanke rapporterad i Whistleblowersystemet kommer besvaras och hanteras av Bolagets Compliance Management tillsammans med MAQS. Bolaget kommer att bedöma riktigheten av inrapporterad misstanke först efter att ha genomfört en inledande utredning och, om nödvändigt, efter att ha genomfört en mer omfattande utredning av den aktuella frågan. När så krävs kommer inrapporterad oegentlighet:

· utredas av Compliance Management och MAQS, som kan komma att involvera relevanta personer inom Bolagets organisation;

· bli föremål för anmälan till Polisen eller annan myndighet;

· granskas av en utomstående revisor; eller

· granskas av en oberoende utredare.

Som huvudregel kommer Bolagets Compliance Management att försöka kontakta avsändaren inom tio arbetsdagar från det att tipset mottagits:

· för att bekräfta att rapporten har blivit mottagen;

· för att, om möjligt, föreslå hur ärendet skall hanteras;

· för att ge en uppskattning om hur lång tid det kan ta att ge ett slutligt svar; och

· för att informera om vidare utredningar kommer genomföras eller inte och i så fall anledningen till det.

Kommunikation mellan dig och Bolagets Compliance Management gällande den rapporterade oegentligheten beror på dess karaktär, komplexitet och tydligheten i den lämnade informationen. Bolaget kan komma att efterfråga ytterligare information. Därefter, med reservation för juridiska eller andra begränsningar, kommer Compliance Management att informera om utgången av utredningen.

Tidsram

Rapporterade oegentligheter kommer att utredas så fort som det är praktiskt möjligt. Allvaret och komplexiteten hos en rapporterad oegentlighet påverkar hur lång tid det tar att utreda frågan. Compliance Management kommer inledningsvis att lämna en uppskattning om tidsramen för utredningen.

Förebyggande av motanklagelser, trakasserier och andra former av repressalier

En person som har rapporterat en allvarlig oegentlighet avseende ett uppenbart felaktigt agerande, kommer erhålla stöd från Bolaget och Bolaget kommer inte tolerera någon form av sanktion, missgynnande eller diskriminering av denna person.

Sekretess och anonymitet

Avseende varje Whistlebloweranmälan kommer Bolaget respektera anmälares önskemål om sekretess. Det kan emellertid bli svårt att följa upp och verifiera anonyma anmälningar om anmälaren inte är villig att uppge sitt namn. Om anonymitet efterfrågas kommer Compliance Management i möjlig utsträckning respektera önskemålet.

Falska och illvilliga anklagelser

Bolagets målsättning är att upprätthålla största möjliga ärlighet och pålitlighet i sin affärsverksamhet. Bolaget försäkrar att tillräckliga resurser kommer att tillsättas för att utreda varje inkommen anmälan. Det är dock viktigt att den som överväger en anmälan försäkrar sig om att denna är välgrundad. Inga anklagelser får lämnas illvilligt eller med vetskap om att de är falska. Bolaget kommer att beakta varje uppsåtligt lämnande av falska eller illvilliga anmälningar från en anställd som ett allvarligt disciplinärt brott.

Rätten till information

När information (”Data”) har samlats in, kommer personen eller personerna involverade (”Datasubjektet/en”) att informeras. Om det inte är möjligt att lämna Data omgående, till exempel för att det skulle riskera en kommande utredning, kommer Bolaget lämna ut Data till Datasubjektet först när sådan risk inte längre kvarstår. Datasubjektet skall emellertid informeras så snart det är möjligt, och under alla omständigheter inte senare än då Data rörande Datasubjektet används. Information måste också lämnas till varje person som efterfrågar om det finns Data registrerad om honom/henne (26 § personuppgiftslagen (1998:204)). Sådan information skall som huvudregel lämnas inom en månad och aldrig senare än fyra månader efter det att förfrågan gjorts. Den information som lämnas ut på begäran får inte avslöja identiteten hos den person som lämnat informationen.